Jak wybrać idealną szafę do przechowywania dokumentów?

Urzędy, biura rachunkowe, firmy ubezpieczeniowe, szkoły, sądy czy banki to miejsca, które dosłownie toną w dokumentach. W branżach tego rodzaju należy odpowiednio zadbać o aranżację i wyposażenie przestrzeni biurowej, którą należy podporządkować konieczności przechowywania papierów w ogromnych ilościach. 

Ochrona danych osobowych 

W miejscach, w których przechowuje się dokumenty, stosuje się szafy biurowe, regały i kontenery. Kilka lat temu wprowadzono RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, które wprowadziło pewne zmiany dotyczące przechowywania, cyfryzacji oraz niszczenia ważnych dokumentów papierowych. W rozporządzeniu nie znalazła się informacja na temat tego, jakich szaf należy używać, ale zaznaczono w nim, iż papiery powinny być odpowiednio zabezpieczone – adekwatnie do ich wartości. 

Jak przechowywać dokumenty?

Szafy na dokumenty i inne meble tego typu powinny zapewniać bezpieczeństwo i być wygodne. Należy wybrać takie meble, które można zastosować do przechowywania papierów o danym stopniu poufności. Dokumenty, które nie wymagają specjalnej ochrony (ze względu na treść), a które używa się do bieżących spraw można przechowywać w szufladzie w biurku lub w kontenerze przy biurku. W takim wypadku można zdecydować się zarówno na meble z zabezpieczeniami w postaci zamka, jak i bez niego, gdyż wymagany jest łatwy i szybki dostęp do danych papierów. W przypadku dokumentów, które zawierają w treści wrażliwe dane, dane osobowe czy poufne informacje firmowe itd., muszą obowiązkowo być przechowywane w meblach zamykanych na kluczyk, zaś meble te powinny zawsze być zamykane również na klucz w pomieszczeniu, w którym nikt nie przebywa.  

Jakie szafki na dokumenty?

Podczas wyboru odpowiednich szaf na dokumenty powinniśmy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Po pierwsze należy dobrać meble do rodzaju działalności. Ponadto powinny się charakteryzować: 

• solidnym wykonaniem z najwyższej jakości materiałów, zalecane są rozwiązania metalowe;

• zamkiem na klucz lub szyfr, który skutecznie uniemożliwia dostęp osobom nieuprawnionym.

Meble na dokument powinno się dobrać tak, aby pasowały do rozmiarów pomieszczenia i posiadały dość dużo miejsca do przechowywania wszystkich dokumentów, jakie na co dzień używa się lub gromadzi podczas pracy. 

Szafy metalowe na dokumenty

Oferowane przez nas szafy metalowe na dokumenty spełniają wszystkie wymagania, jeśli chodzi o bezpieczne przechowywanie akt i innych papierów. Są wykonane z wysokiej jakości blachy, ponadto charakteryzują się niewielką wagą, ale dużą wytrzymałością i trwałością. Z racji tego, iż są lakierowane proszkowo są odporne na wilgoć, substancje chemiczne oraz uszkodzenia mechaniczne. Bardzo łatwo można je także utrzymać w czystości. Materiał, z którego szafy metalowe na dokumenty są wykonane pozwala również na częstą dezynfekcję. Ponadto ich wygląd jest estetyczny i nowoczesny, a kolory neutralne – dzięki temu nasze szafy sprawdzą się doskonale w każdym pomieszczeniu i dopełnią aranżację każdego wnętrza.